Een goede aanpak in acht stappen
Stap 1: Bepaal gezamenlijk met de werkgever de doelstelling ten aanzien van het verzuim. Wat is realistisch en ook haalbaar? Bepaal het te behalen verzuimpercentage en de meldingsfrequentie.
Stap 2: Zorg dat in het verzuimbeleid taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk zijn afgestemd. De Wet verbetering Poortwachter is de leidraad voor de aanpak bij langdurig verzuim. Zorg dat iedereen de afspraken kent. De leidinggevende ziet toe dat deze ook nagekomen worden.
Stap 3: Formuleer concreet gedrag van zowel leidinggevenden en medewerkers om gewenste doelen en resultaten te bereiken. Concreet gedrag is de brug tussen denken en doen, en dus beïnvloeden en veranderen van gedrag. Bijvoorbeeld na drie keer verzuimen van een medewerker binnen twaalf maanden heeft de leidinggevende een gesprek met de medewerker. Hierin vraagt de leidinggevende concreet naar de oorzaken en de acties die genomen kunnen worden door beide partijen. De medewerker geeft aan als er werkgerelateerde belemmerende factoren zijn en hoe hij het frequente verzuimgedrag gaat veranderen.
Stap 4: Zorg dat de visie op verzuim, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden duidelijk gecommuniceerd worden met alle medewerkers. Betrokken leidinggevenden moeten beschikken over vaardigheden om de taken uit te voeren.
Stap 5: Vraag of het huidige systeem eenvoudig inzicht geeft in de verzuimgegevens,
waardoor de juiste maatregelen worden gekozen. Evalueer de maatregelen of ze het gewenste effect bereiken.
Stap 6: Deel de verzuimcijfers en de gevolgen hiervan met alle medewerkers. Maak collega’s onderdeel van de gevolgen. Op deze wijze vergroot het bewustwordingsproces van iedereen omtrent verzuim en raken medewerkers meer betrokken.
Stap 7: Ga met het management in gesprek en vraag aandacht voor die factoren die ervoor zorgen dat medewerkers met plezier naar het werk gaan. Veel medewerkers verzuimen weinig of nooit. Wat motiveert die medewerkers om fluitend naar het werk te gaan, ook als ze zich iets minder fit voelen? Focus niet alleen op die medewerkers die verzuimen, maar geef ook aandacht aan medewerkers die met plezier werken.
Stap 8: Vraag uw werkgever elk kwartaal naar een evaluatie van de verzuimcijfers en de resultaten van de genomen acties met leidinggevenden en bedrijfsarts.