Een goede aanpak in acht stappen
Stap 1: Bepaal uw doelstelling ten aanzien van uw verzuim. Wat wilt u bereiken? Wat is realistisch en ook haalbaar? Bepaal uw te behalen verzuimpercentage en de meldingsfrequentie.
Stap 2: Ontwikkel uw verzuimbeleid en stem taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden hierin duidelijk af op de te bereiken doelstellingen. Maak hierin de verzuimdrempel zo hoog mogelijk en werkhervattingdrempel zo laag mogelijk. Gebruik de Wet verbetering Poortwachter als leidraad voor uw aanpak langdurig verzuim.
Stap 3: Formuleer concreet gedrag van zowel leidinggevenden en medewerkers om gewenste doelen en resultaten te bereiken. Concreet gedrag is de brug tussen denken en doen, en dus beïnvloeden en veranderen van gedrag. Bijvoorbeeld na drie keer verzuimen van een medewerker binnen twaalf maanden heeft de leidinggevende een gesprek met de medewerker. Hierin vraagt de leidinggevende concreet naar de oorzaken en de acties die genomen kunnen worden door beide partijen. Maak vervolgafspraken en zet deze op papier.
Stap 4: Communiceer met leidinggevenden en andere over uw visie op verzuim, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor hen. Train betrokken leidinggevenden zodat ze over vaardigheden beschikken om de taken uit te voeren.
Stap 5: Kies een systeem zodat uw mensen goed en eenvoudig inzicht in het verzuimgegevens hebben en daardoor de juiste maatregelen kunnen nemen. Evalueer de maatregelen of ze het gewenste effect bereiken.
Stap 6: Deel de gevolgen van verzuim met al uw medewerkers. Maak hen onderdeel van deze gevolgen. Op deze wijze vergroot de bewustwording van iedereen omtrent verzuim en raken medewerkers meer betrokken.
Stap 7: Besteed aandacht aan die factoren die ervoor zorgen dat medewerkers met plezier naar het werk gaan. Veel medewerkers verzuimen weinig of nooit. Wat motiveert die medewerkers om fluitend naar het werk te gaan, ook als ze zich iets minder fit voelen? Focus niet alleen op die medewerkers die verzuimen, maar beloon medewerkers die met plezier werken.
Stap 8 Evalueer minimaal elk kwartaal uw verzuimcijfers en de resultaten van uw genomen acties met leidinggevenden en bedrijfsarts. Naast trends als bv. jaargetijden kunt u de resultaten goed meten en zichtbaar maken. Communiceer deze naar uw leidinggevende, en bespreek vervolg acties. Het is belangrijk dat de direct leidinggevenden goed weten of zij adequaat handelen en wat de resultaten zijn.