Fase 4: Implementatie
Voor zowel leidinggevenden als medewerkers houdt het gaan werken met competenties en competentieprofielen een grote verandering in. Dit gaat niet vanzelf. In het projectplan heeft de projectleider aangegeven hoe de implementatie vorm zal krijgen. Hieronder staat een aantal handvatten voor de implementatie beschreven.
Communicatie
Het doel van de communicatie-uitingen is de medewerkers en leidinggevenden zoveel mogelijk op de hoogte te houden en te betrekken bij competentiemanagement. Het resultaat van een geslaagd communicatieplan is dat medewerkers en leidinggevenden:
- begrijpen waarom de organisatie besloten heeft met competentiemanagement te gaan werken;
- weten wat competentiemanagement in de eerste fase inhoudt en wat het (nog) niet inhoudt;
- overtuigd zijn van het feit dat zij profijt hebben van competentiemanagement;
- het gevoel hebben dat competentiemanagement hun eigen instrument is en niet ‘een speeltje van P&O’.
Mogelijke communicatie-uitingen:
Middel:
|
Inhoud: |
Vorm: |
| Startbijeenkomst project |
Uitleggen wat het project inhoudt, aanleiding, doelen, waarom project, wie allemaal deelnemen, wanneer welke producten klaar zijn.
Vertellen hoe medewerkers op de hoogte gehouden worden van het traject.
Uitnodigen van deelnemers voor bepaalde taken.
Mogelijkheid tot stellen van vragen.
Vooraf zelf vragen inventariseren en deze beantwoorden. |
Prettige locatie.
Vlotte, leuke bijeenkomst.
Geen droge informatie.
Maak gebruik van muziek, rollenspel, video.
Nodig medewerker met ervaring uit, regel een acteur. |
| Informatie-bijeenkomsten |
Herhalen nut en noodzaak van competentie-anagement.
Stand van zaken project melden.
Mogelijkheid tot stellen van vragen.
Zorg ervoor dat leidinggevenden inhoudelijk op de hoogte zijn en laat hen de vragen zoveel mogelijk beantwoorden. |
Niet alleen door projectleider, P&O laten uitvoeren. Met name leidinggevenden een rol geven.
Interactief.
Medewerkers die deel hebben genomen aan het project erbij betrekken. |
| Regulier werkoverleg |
Leidinggevende informeert over stand van zaken project.
Medewerkers kunnen vragen stellen. |
Medewerkers om beurten vragen de laatste column uit personeelsblad /
intranet toe te lichten in hun eigen woorden.
Medewerkers die aan project hebben deelgenomen laten vertellen over hun bijdrage.
Competentie ‘lekkers’ tijdens het werkoverleg. |
| Intranet |
Up to date nieuws over de stand van zaken. Frequent nieuwe korte stukjes.
Vaste column over competentiemanagement.
Frequently asked questions.
Al het materiaal wat gereed is op intranet plaatsen. |
Frequent vernieuwen site.
Zoveel mogelijk op de actualiteitenpagina.
Niet alleen tijdens maar ook na de projectfase.
Aangeven wanneer de gespreksronde (weer) start. |
| Personeelsblad |
Weergeven ervaring van medewerkers, leidinggevenden en OR met competentie-management (project). |
Vaste column voor competentiemanagement. Niet alleen tijdens maar ook minder frequent na de projectfase. |
| Gadgets |
Positief gevoel over competentiemanagement opwekken. |
Gadgets die handig zijn en op het bureau, de werkvloer aanwezig blijven.
Continue herinnering aan competentiemanagement.
Fortune cookies met competenties erin.
Gadgets met humoristische, pakkende competentie slogans.
|
Competentie-award |
Prijs uitreiken aan medewerkers die op de startbijeenkomst de juiste competenties aan hun functieprofiel hebben gegeven.
Prijs uitreiken voor speciale prestaties. De afdeling die als eerste alle gesprekken gehouden heeft. De medewerker en leidinggevende die als eerste een competentie-gericht gesprek gevoerd hebben. |
Beeldje gouden kalf, Oscar, competentie-uitreiking. |
| Einde project |
Aandacht voor einde project, projectstructuur.
Leidinggevenden en medewerkers gaan zelf verder met competentie-management.
Projectleider wenst hen succes. |
Item tijdens bijeenkomst of artikel op intranet of personeelsblad.
Medewerkers en leidinggevenden een competentiemap geven waarin ze alles kunnen terugzoeken, of een portfoliomap, gadgets. |
Terug naar boven
Training
Training leidinggevenden
Voor de meeste leidinggevenden betekent het werken met competenties en competentieprofielen een nieuwe manier van het voeren van functioneringsgesprekken. Dat betekent dat ze moeten leren die gesprekken op een goede manier te voeren en hun medewerkers in hun ontwikkeling te coachen. Ze moeten het competentiemanagement systeem goed begrijpen, het uit kunnen leggen aan de medewerkers en hun vragen daarover kunnen beantwoorden. Vaak worden de leidinggevenden ook ingezet bij het trainen van de medewerkers.
Tijdens de meestal eendaagse training (door de interne trainers vanuit P&O of externe trainers) komen over het algemeen de volgende onderwerpen aan bod:
- coachend leiding geven;
- gesprekstechnieken waaronder de STARR-methodiek en het geven van feedback;
- het maken van bij voorkeur SMART ontwikkelafspraken;
- het competentiemanagement systeem in uw organisatie: de procedures en afspraken;
- het trainen van de medewerkers;
- vragen van leidinggevenden.
Toekomstige leidinggevenden zullen eveneens moeten leren hoe ontwikkelgerichte gesprekken te houden. Verder kan het handig zijn voor leidinggevenden om hun ervaringen uit te wisselen en de kennis op te frissen tijdens een herhalingstraining.
Training medewerkers
De medewerkers moeten leren om over hun competenties te praten, niet alleen met hun leidinggevende maar ook met hun collega’s. Meestal duurt een training een dagdeel. Lang niet altijd wordt de training door een trainer (in- of extern) gegeven. Vaak traint de direct leidinggevende zijn eigen medewerkers in:
- het gebruiken van de competentietaal.
- het gebruiken van het competentiemanagement systeem binnen de organisatie: de procedures en afspraken.
- het geven van feedback.
- het maken van SMART ontwikkelafspraken.
Terug naar boven
Tips voor een soepele implementatie
- Probeer in te schatten welke onderdelen weerstand opleveren en wat de achterliggende redenen zijn. Schenk extra aandacht aan deze onderwerpen, houd hier rekening mee bij de keuzes qua gesprekscyclus en digitaal systeem en probeer de eventuele weerstand voor te zijn.
- Betrek het management en de direct leidinggevenden zoveel mogelijk bij de communicatie en de training. Zij hebben een voorbeeldfunctie: ze moeten laten zien dat ze weten wat competentiemanagement inhoudt en dat het prettig werkt. Het is belangrijk dat de medewerkers hun commitment zien en voelen.
- Blijf de boodschap op diverse manieren, via diverse kanalen en boodschappers herhalen. Door herhaling raken de medewerkers gewend aan het idee van competentiemanagement, krijgen ze een positiever beeld en wordt de betekenis voor het eigen werk duidelijker.
- Gebruik quick wins. Laat zien wat de voordelen van competentiemanagement zijn en wat het al op korte termijn kan opleveren.
- Zorg dat al het benodigde materiaal (formulieren, achtergrondinformatie op intranet) ruim op tijd aanwezig is en dat het digitale systeem technisch gezien goed functioneert op het moment dat medewerkers en leidinggevenden het willen gaan gebruiken.
- Gebruik humor, slogans zodat de boodschap blijft hangen. Geef competentiemanagement een positieve uitstraling.
Terug naar boven