Doelmatigheid
Wat houdt doelmatigheid in? Een groep bezit een groter reservoir aan beelden en ideeën dan een individu. Daarnaast genereert een idee op een idee, nieuwe ideeën (Lingsma, 2000). Dit reservoir kan groeien, maar dat gebeurt niet vanzelf. Het succes van een team/afdeling heeft te maken met het bereiken van organisatiedoelen en het plezier dat medewerkers ervaren om de doelen te bereiken.
Het gaat dus niet alleen om het functioneren en de ontwikkeling van individuen. Het loont de moeite om binnen een team/afdeling stil te staan bij de vraag of er een gemeenschappelijk doel is en of dat duidelijk is. Immers alleen dan kan een team/afdeling doelmatig aan de slag. Centrale vragen hierbij zijn: wat willen of moeten wij bereiken, wie kan wat en hoe werken wij samen? Door regelmatig (minimaal jaarlijks) te reflecteren op de opbrengsten en het functioneren van het team/afdeling blijft de energie stromen.
Een eenvoudig maar nuttig model met betrekking tot de doelmatigheid van teams/afdelingen bestaat uit een rangorde van vier hoofdzaken of doelmatigheidsgebieden: doelen, rollen of taken, procedures en verhoudingen. De volgorde geeft aan wat als eerste de aandacht verdient en wat daarna. Bekijk dus eerst de doelen en herzie ze zo nodig, neem vervolgens de taken ter hand, dan de procedures en tenslotte de persoonlijke verhoudingen.
Terug naar boven
Het doelmatigheidsmodel 
1. Doelen stellen
Als eerste prioriteit komen de doelen aan de orde. Iedereen moet de doelen begrijpen en aanvaarden. Als aan deze eis niet voldaan wordt, lijdt de doelmatigheid daaronder, want men werkt dan in verschillende richtingen.
De leidinggevende en iedere medewerker moeten dezelfde doelen formuleren als gevraagd wordt de doelen van de afdeling te benoemen. Als er verschillende opvattingen leven over de doelen, zullen er ook onduidelijkheden optreden in de taakuitvoering, taakverdeling en de procedures. De kans dat persoonlijke verhoudingen daar onder lijden, omdat men elkaar verwijt het niet goed te doen, is aanwezig.
2. Taakverdeling
Zijn de doelen duidelijk, maar is er geen duidelijke taakverdeling, dan ontstaan misverstanden over wie wat doet en wie wat van de ander mag verwachten.
Duidelijkheid over taken betekent dat ieder team-/afdelingslid, ook de leidinggevende, precies weet wat ieder ander van hem of haar verwacht of nodig heeft. Een team-/afdelingslid kan een duidelijk beeld hebben van zijn of haar taak en toch taakconflicten ervaren. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer de ene collega iets van hem of haar verwacht waarmee de verwachtingen van een andere collega niet te rijmen zijn. Tegemoet komen aan de verwachtingen van de één betekent dan het niet beantwoorden aan de verwachtingen van de ander. Taakconflicten kunnen dus ontstaan tengevolge van strijdige verwachtingen bij leden van het team/afdeling en mogelijk ook van buitenstaanders. Als de taken duidelijk en redelijk conflictloos zijn, zal dat aanzienlijk bijdragen aan het doelmatig werken van het team/afdeling.
3. Procedures
Op de derde plaats komen de procedures die het team/afdeling toepast om tot resultaten te komen. Als taken niet eenduidig worden geïnterpreteerd, lopen ook de procedures niet soepel. Net zoals bij onduidelijke doelen en taken leidt onduidelijkheid over procedures tot strubbelingen in de persoonlijke verhoudingen.
Een doelmatig team/afdeling hanteert een adequate procedure om tot beslissingen te komen over de actiepunten. Het team/afdeling beschikt over een probleemaanpak die volledig gebruikmaakt van de diversiteit van de team-/afdelingsleden. Gezamenlijk zal men in het team/afdeling de beschikbare tijd zo beheren dat een zo groot mogelijk resultaat bereikt wordt. Ten slotte zal een doelmatig team/afdeling de taakconflicten hebben leren zien als kansen om iets te leren en zich te ontwikkelen, en wordt geprobeerd voordeel uit een conflict te halen.
Persoonlijke verhoudingen
Wanneer men in een team/afdeling nauw moet samenwerken om tot resultaten te komen, kan men sympathie voor elkaar krijgen. De mate waarin men elkaar vertrouwt, helpt, respecteert en zich prettig bij elkaar voelt, beïnvloedt de wijze van samenwerken. Indien zich echter negatieve gevoelens ontwikkelen, komen die tot uiting in het verbale en niet-verbale gedrag. Men ontloopt elkaar, neemt elkaar op de korrel (rechtstreeks of in de vorm van roddel) en ervaart het samen moeten werken als een last. Vaak wordt in dergelijke gevallen gesproken over 'strijdige karakters'.
Terug naar boven
Vragenlijst doelmatigheid
Doelmatige teams / afdelingen zullen meer rendement uit leren en opleiden halen. Stel met deze vragenlijst de doelmatigheid van een team / afdeling vast.
Terug naar boven
Terug