Het functioneringsgesprek is een gestructureerd gesprek met als doel het aan- en bijsturen, ontwikkelen en motiveren van de medewerker. U bespreekt samen hoe de medewerker de arbeidsbelasting ervaart en wat de belastbaarheid van de medewerker is. Dit maakt het mogelijk om tijdig bij te sturen en verwachtingen van de organisatie en de medewerker op elkaar af te stemmen.
Tien tips:
- Maak het functioneringsgesprek structureel onderdeel van het overleg met uw medewerker
- Voer functioneringsgesprekken met behulp van een standaard
- Zorg voor een goede praktische voorbereiding van het functioneringsgesprek
- Zorg voor een goede inhoudelijke voorbereiding van het functioneringsgesprek
- Creëer tweerichtingsverkeer en een open sfeer tijdens het functioneringsgesprek
- Besteed aandacht aan de balans tussen werk en privé
- Wees alert op leeftijd- en loopbaanfase gebonden risico’s voor de inzetbaarheid
- Besteed aandacht aan loopbaanontwikkeling van de medewerker
- Leg afspraken vast
- Regel een goede nazorg
1. Maak het functioneringsgesprek structureel onderdeel van het overleg met uw medewerker.
Als leidinggevende zult u verschillende vormen van overleg met uw medewerkers hebben waarin aspecten van het functioneren aan de orde komen. Toch is het goed om jaarlijks een vast moment te kiezen om wat langer stil te staan bij het functioneren van de medewerker.
Het functioneringsgesprek is een gestructureerd gesprek met als doel het aan- en bijsturen, ontwikkelen en motiveren van de medewerker. U bespreekt samen hoe de medewerker de arbeidsbelasting ervaart en wat de belastbaarheid van de medewerker is. Dit maakt het mogelijk om tijdig bij te sturen en verwachtingen van de organisatie en de medewerker op elkaar af te stemmen. Als er periodiek andere gesprekken worden gevoerd, zoals beoordelingsgesprekken, ontwikkelgesprekken of loopbaangesprekken, dan is het belangrijk om de bevindingen uit deze gesprekken en eventuele afspraken met elkaar te verbinden.
Terug naar boven
2.Voer functioneringsgesprekken met behulp van een standaard.
In een functioneringsgesprek komen verschillende onderwerpen aan de orde. Een goede gespreksstandaard, checklist of een gespreksformulier structureert het gesprek en zorgt ervoor dat alles wat nodig is ook echt besproken wordt. Neem in de standaard of het gespreksformulier expliciet onderwerpen op die gericht zijn op de balans tussen werk en privé, en de leeftijd- en loopbaanfasegebonden risico’s op de inzetbaarheid van de medewerker en op loopbaanontwikkeling.
U kunt bijvoorbeeld de volgende gespreksagenda hanteren:
- Opening
- Vaststellen doel van het gesprek en de agenda
- Bespreken hoofdtaken medewerker sinds het laatste functioneringsgesprek
- Visie medewerker op het takenpakket en het eigen functioneren
- Visie leidinggevende op het takenpakket en het functioneren van de medewerker
- Visie medewerker op de eigen inzetbaarheid
Bespreek in ieder geval de aspecten:
- Balans werk- en privé,
- Visie op de loopbaanontwikkeling en eventuele scholingsbehoefte
- Visie leidinggevende op de inzetbaarheid
- Vaststellen gemaakte afspraken
- Afsluiten
Terug naar boven
3. Zorg voor een goede praktische voorbereiding van het functioneringsgesprek.
Een functioneringsgesprek levert het meeste op als beide partijen zich goed voorbereiden. Zorg er voor dat de medewerker tijdig op de hoogte is van het tijdstip en de plaats waar het gesprek zal plaatsvinden. Informeer de medewerker vooraf over het doel van het functioneringsgesprek en geef vooraf de gespreksstandaard. Stimuleer de medewerker om zich goed voor te bereiden en nodig hem uit om voorafgaand aan het gesprek eigen gesprekspunten in te brengen.
Terug naar boven
4. Zorg voor een goede inhoudelijke voorbereiding van het functioneringsgesprek.
Start uw eigen inhoudelijke voorbereiding met een terugblik op het functioneren van de medewerker. Het aansnijden van onderwerpen als de balans tussen werk en privé of de relatie tussen werk en levensfase is misschien nieuw voor u. Bedenk wie u voor u hebt en in welke levensfase de medewerker zich bevindt. Zijn er levensfasegebonden risico’s? Zijn er omstandigheden die van invloed zijn op de inzetbaarheid? Bekijk aan de hand van de gespreksstandaard welke specifieke punten u met de medewerker wilt bespreken en denk na over de specifieke ondersteuning die u kunt bieden (coaching, scholing, aangepaste werktijden etc.)
Terug naar boven
5. Creëer tweerichtingsverkeer en een open sfeer tijdens het functioneringsgesprek.
Het functioneringsgesprek is minder formeel en heeft minder directe consequenties voor de medewerker dan bijvoorbeeld een beoordelingsgesprek. Het functioneringsgesprek heeft meer het karakter van een uitwisseling waarbij de medewerker ook aan kan geven wat hij van de leidinggevende nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Informeer in een open sfeer naar mogelijke risico’s als veranderde belastbaarheid door bijvoorbeeld de combinatie werk en zorg en wissel van gedachten over mogelijke oplossingen.
Terug naar boven
6. Besteed aandacht aan de balans tussen werk en privé.
Werk- en privé-omstandigheden beïnvloeden elkaar wederzijds en zijn dus onderwerp van het functioneringsgesprek. Bespreek hoe de medewerker de balans tussen bijvoorbeeld werk en zorg ervaart. Onderzoek als dat nodig is samen oplossingen of vormen van ondersteuning waarmee het evenwicht hersteld kan worden.
Terug naar boven
7. Wees alert op leeftijd- en loopbaanfase gebonden risico’s voor de inzetbaarheid.
Elke leeftijd en loopbaanfase kent eigen risico’s voor de inzetbaarheid. Toets in het functioneringsgesprek ook of er sprake is van veranderingen in de belastbaarheid.
Terug naar boven
8. Besteed aandacht aan loopbaanontwikkeling van de medewerker.
Zowel de organisatie als de medewerker is er bij gebaat om te werken aan employability. In alle loopbaanfases kunt u de employability van medewerkers stimuleren door gericht aandacht te besteden aan ontwikkeling en mobiliteit. In het functioneringsgesprek zullen mogelijke ontwikkelpunten naar voren komen. Dit kunnen ontwikkelpunten zijn gericht op de huidige functie, maar het kunnen ook ontwikkelpunten zijn gericht op toekomstige stappen in de loopbaan.
Ondersteun de medewerker door wat betreft de professionele ontwikkeling en de loopbaanontwikkeling te werken met een Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP). In een Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) kan de medewerker beschrijven op welke gebieden ontwikkeling nodig of gewenst is (in relatie tot de huidige functie of de loopbaanwensen). Daarnaast beschrijft de medewerker de benodigde ontwikkelactiviteiten (zoals scholing, coaching, intervisie) en de planning.
Terug naar boven
9. Leg afspraken vast.
In het functioneringsgesprek evalueert u met de medewerker het functioneren en maakt u afspraken voor de toekomst. Zorg ervoor dat de belangrijkste afspraken en conclusies worden vastgelegd door de medewerker of door uzelf. Maak afspraken of doelen 'SMART' (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden), zodat de medewerker en u de voortgang en planning kunnen bewaken.
Terug naar boven
10. Regel een goede nazorg.
Uit het functioneringsgesprek komen acties voort, voor zowel de medewerker als voor u. Kom de afspraken na en faciliteer bijvoorbeeld de afgesproken opleidingsactiviteiten of aanpassingen in het werk. Koppel de uitkomsten van het functioneringsgesprek aan andere gesprekken bunnen de cyclus (beoordelingsgesprek, loopbaangesprek).
Terug naar boven