Welzijn en Maatschappelijke Dienstverlening

• CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening 2008-2011
• >
• Functieboek
• >
• 39 Telefonist/Receptionist

39 Telefonist/Receptionist

Algemene kenmerken
De functie van Telefonist /Receptionist komt voor bij diverse welzijnsorganisaties.

Doel van de functie
Het zorgdragen voor de afhandeling van het inkomend telefoonverkeer en het ontvangen van bezoekers.

Organisatorische positie
De Telefonist/Receptionist ressorteert hiërarchisch onder de leidinggevende van de afdeling waarbinnen de functie is gepositioneerd. De Telefonist/Receptionist geeft zelf geen leiding.

Resultaatgebieden

Informatie verstrekken

• Neemt eenvoudige boodschappen en/of informatie aan en geeft deze door;
• Verstrekt eenvoudige boodschappen en/of informatie, zoals telefoonnummers en adressen, aan externen/interne medewerkers volgens voorschriften.

Resultaat: Correcte informatie tijdig verstrekt, zodanig dat zowel interne medewerkers als externen snel en juist geïnformeerd zijn.

Telefoonverkeer afhandelen

• Neemt inkomende gesprekken aan en beoordeelt aan de hand van de aard van het onderwerp van het gesprek en/ of vraag met welke afdeling of persoon moet worden doorverbonden;
• Bewaakt het brand- en storingspaneel en handelt volgens voorschift bij calamiteiten;
• Brengt op aanvraag telefonische verbindingen tot stand.

Resultaat: Telefoonverkeer afgehandeld, zodanig dat inkomende gesprekken snel en accuraat afgehandeld zijn, verbindingen op correct wijze tot stand zijn gebracht en bij brand of calamiteiten volgens voorschrift gehandeld wordt.

Bezoekers ontvangen

• Ontvangt bezoekers en informeert medewerkers over de komst van het bezoek;
• Verwijst bezoekers eventueel door naar de te bezoeken afdeling of persoon;
• Registreert de aanwezigheid van bezoekers.

Resultaat: Bezoekers ontvangen, zodanig dat zij bij de juiste persoon of afdeling terecht komen en het bezoek correct is vastgelegd in het administratieve systeem.

Werkprocessen faciliteren

• Houdt reserveringen van de vergaderruimtes bij;
• Verzorgt eenvoudige catering ten behoeve van vergaderingen;
• Verricht kopieerwerkzaamheden, neemt binnenkomende post en faxen, waaronder aangetekende en exprespost, in ontvangst en registreert en distribueert deze.

Resultaat: Werkprocessen gefaciliteerd, zodanig dat kopieerwerkzaamheden tijdig en correct worden uitgevoerd, post tijdig en correct wordt verwerkt, reserveringen van vergaderruimtes bijgehouden zijn et cetera.

Licht administratief werk verrichten

• Verricht tekstverwerkingswerkzaamheden aan de hand van een duidelijk concept;
• Verzorgt post binnen de daartoe geldende richtlijnen, zoals het inschrijven, het frankeren van de post en het verzenden daarvan;
• Verricht overige licht administratieve werkzaamheden, zoals het invullen van formulieren en het maken van etiketten.

Resultaat: Licht administratieve werkzaamheden zijn verricht, zodanig dat tekstverwerkings- en kopieerwerkzaamheden tijdig en correct zijn uitgevoerd, post tijdig en correct is verwerkt et cetera. Neemt deel aan werkoverleg.

Profiel van de functie

Kennis

• VMBO werk- en denkniveau;
• Kennis van de organisatie en van de taakstelling van de afdelingen;
• Kennis van geautomatiseerde gegevensverwerking en bestandsbeheer.

Specifieke functiekenmerken

• Oplettendheid is nodig voor het werken in een omgeving waarin diverse zaken zich tegelijkertijd kunnen aandienen;
• Klantvriendelijkheid en representativiteit zijn van belang voor de interne en externe contacten;
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is van belang voor het op eenduidige wijze overbrengen van concrete informatie en voor het opvragen van informatie;
• Integriteit bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.